Armazene e localize seus dados em segundos
"Nem toda informação está no sistema!"
As empresas possuem um amplo volume de dados distribuído entre diferentes times e ambientes.
Embora boa parte dos principais dados de uma empresa esteja ou deveria estar sempre dentro dos principais sistemas da corporação, é sabido que muitas informações ficam dispersas em diferentes formatos por toda a instituição, quer seja em planilhas, e-mails, imagens ou arquivos temporários dispersos nos drives da gerência e funcionários que efetivamente "movem a máquina".
Na prática, cada colaborador possui o seu "repositório particular", dos quais o mais comum é a caixa de entrada do e-mail, onde guarda informações que precisa no dia a dia, usualmente inserindo no sistema apenas o "resumo" das informações, e não raro descartando as mesmas quando julga um assunto concluído.
E se qualquer informação pudesse ser encontrada em segundos, independente de sua localização ou formato de armazenamento?
Insight
Agora pense na funcionalidade dos buscadores de Internet aplicada aos dados internos de sua empresa?
Pessoas, nova geração, segurança...
Seres humanos são voltados à simplicidade e facilidade das tarefas, no sentido de agilizar suas obrigações com o menor esforço possível.
Vejamos a "preferência" a respeito dos repositórios comumentemente escolhidos pelas pessoas para "gerenciar" conteúdo: (as seleções não são mutuamente exclusivas, motivo pelo qual a soma dos percentuais ultrapassa 100%)
69% - caixas postais (email)
55% - pastas locais ou em servidores de rede
24% - sistemas de gerenciamento de documentos
Não é necessário dizer que utilizar caixas postais como o armazém de informações da companhia é extremamente ineficiente (além de arriscado), e no que tange às buscas e encontrar a versão correta no momento correto, os sistemas de e-mail simplesmente não possuem bons mecanismos para gerenciar grandes quantidades de dados. Basta lembrar que para encontrar um anexo é necessário primeiro identificar-se a mensagem original (que não necessariamente terá conteúdo correlacionado ou fácil de ser buscado), sem falar do problema de replicação de versões entre diferentes caixas postais.
Considerando-se que a nova geração entrante nas empresas faz parte dos "nativos digitais", pessoas que aprenderam a mexer em iPads antes mesmo de aprenderem a escrever, é de se esperar que procurem as mesmas facilidades na empresa com as quais estão acostumadas em suas vidas privadas. Isto inclui não só o fato de encontrar documentos independentemente de onde estiverem, buscando pelo assunto (e não mais pelo nome ou local), mas também encontrá-los usando equipamentos móveis e/ou quando estiverem fora da empresa.
Além deste aspecto, ainda há a questão do compartilhamento da informação, que ocorre quando um colaborador precisa enviar algum documento para algum colega ou cliente, e neste caso acaba recorrendo a serviços estranhos à companhia, dando origem ao termo "Shadow IT", que descreve qualquer tecnologia de informação usada/gerenciada fora (ou sem o conhecimento) do departamento de TI da companhia. Quando há dificuldade de compartilhar (normalmente por ser um tamanho excessivo para um simples e-mail), 61% dos colaboradores admitiu que normalmente se valem de aplicativos ou serviços de compartilhamento de terceiros para compartilhar conteúdo da companhia. A informação acaba, assim, hospedada mesmo que momentaneamente em algum servidor não controlado, potencialmente expondo informações sigilosas. Alô time de segurança da informação!
Tudo fica criptografado em nuvem, e como bônus o sistema funciona como um grande "backup anti-ransomware", onde independentemente de onde estiver, qualquer usuário da plataforma pode acessar e utilizar os dados.
Nós guardamos, você usa.
Transformamos diferentes formatos de dados em texto (imagens, fotos, áudio, video), e depois indexamos o conteúdo, gerando um grande repositório de informações.
Nossa plataforma pode varrer os arquivos em toda a rede da empresa ou em máquinas/locais específicos e fazer tudo automaticamente, ou seu time pode guardar os dados manualmente, ou ambos.
Tudo o que você e seu time precisa saber para encontrar as informações a qualquer momento é realizar uma pesquisa de termos relacionados ao assunto, como fazem todos os dias na Internet, dispensando qualquer treinamento avançado na plataforma.
Saiba mais...
Em média, um executivo normal perde cerca de seis semanas por ano buscando informações, segundo a Forbes ASAP.
Agora imagine isso em termos de dinheiro pago a tempo perdido?
Em estudo feito com diversas empresas na Europa, o IDC revelou que o tempo improdutivo gasto como resultado das ineficiências no gerenciamento das informações pode chegar a até 21% da produtividade total da organização.
Empresas costumam armazenar suas informações em diferentes silos (e-mail, ERP, CRM, pastas locais ou em rede, aplicações de compartilhamento de arquivos... a lista segue), e estes repositórios normalmente não tem a capacidade de interagir uns com os outros.
Este fato cria dificuldades como controlar versões de documentos e buscas demoradas entre diferentes interfaces/locais.
Das principais dificuldades informadas por funcionários, nomear arquivos de forma incorreta (42%) ou salvá-los no local incorreto (41%) costumam ser listadas como as maiores ofensoras. Isto deixa claro que as pessoas ainda costumam localizar as informações primariamente guiando-se por "norme de arquivo" e "local de armazenamento", o que é um absurdo em pleno tempo de poderosos buscadores ao estilo Google ou Bing.
E se a pergunta se aprofundar para "encontrar a versão correta" de um documento entre a teia de e-mails e repositórios desconexos?
Neste caso, a situação fica ainda pior:
Uma pesquisa da empresa Perforce descobriu que, em 1000 empregados consultados, 83% perdiam tempo referente a versionamento quase que diariamente. O mesmo percentual também afirmou já ter tido que recriar documentos por conta de não encontrar a versão correta, sendo que a esmagadora maioria (91%) concordou que seu trabalho seria mais fácil se pudessem encontrar rapidamente e acessar a versão corrente de um documento sem precisarem se preocupar em qual sistema ou repositório o mesmo estaria guardado.
Suportamos mais de 200 formatos comuns de documentos digitais (como arquivos, fotos, e-mails, anexos, áudio, etc).
Arquivos com formatos não interpretados nativamente, por exemplo binários de programas e arquivos de CAD, não são convertidos para texto e nem indexados, porém podem ser guardados com metadados (tags) e categorizados da mesma maneira que os demais. Os metadados são indexados e permitem a localização dos arquivos posteriormente.
No caso de cargas automáticas de dados, quando o próprio sistema monitora áreas de armazenamento do cliente (tipicamente pastas em discos de servidores e desktops), cada alteração de arquivo já processado é guardada como uma nova versão.
O administrador pode determinar o limite máximo de versões que cada arquivo pode ter em cada categoria.
O versionamento não está disponível caso o usuário carregue os arquivos manualmente. Neste caso, pode ocorrer guarda em dobro de um mesmo documento.
Links de internet são tratados de forma diferente: ao receber um link para guarda, o sistema acessa o endereço e captura o código fonte da página, bem como uma imagem jpg de todo o conteúdo. Tudo é indexado e guardado para posterior utilização, seguindo disponível mesmo que a página original seja tirada do ar ou alterada.
Os dados ficam compartimentalizados em categorias, permitindo que diferentes equipes tenham acesso somente às informações para as quais possuem alçada, enquanto a alta direção têm acesso a tudo.
Um conteúdo pode ser compartilhado de maneira segura mesmo com terceiros que não tenham acesso formal (usuário/senha) ao sistema, através da geração de link temporário.
Tais links se extinguem após o primeiro click, e duram no máximo por 24h enquanto não forem clicados.
Ao serem clicados, baixam o conteúdo do documento relacionado diretamente na máquina de quem usou, da mesma maneira que os serviços de terceiros permitem fazer. A diferença é que em nenhum momento o conteúdo ficou fora dos serviços gerenciados da empresa enquanto era transferido.
Todos os arquivos são transferidos de/para a nuvem usando conexão criptografada, e são guardados criptografados em áreas de armazenamento dedicado.
Sim, nosso framework pode ser integrado a qualquer sistema com uso de nossas APIs.
O sistema permite registrar uma assinatura (hash) de qualquer documento em um blockchain, confirmando assim a existência daquele conteúdo a partir daquela data/horário de maneira irrefutável.
Este recurso é útil para comprovar a autenticidade da idade de um documento digital em situações de litígio.
Havendo interesse, é possível integrar-se ao sistema um mecanismo de assinatura digital completo aos documentos.
O sistema funciona em nuvem, e seu acesso é feito utilizando-se qualquer navegador a partir de computadores ou celulares.
Sim, realizamos projetos para uso do sistema on premise, podendo fornecê-lo também em formato whitelabel ou integrar suas características e funcionalidades a sistemas de terceiros.